Как выбрать CRM для учебного центра: 12 вопросов перед покупкой

Выбирая CRM для учебного центра, сначала проверьте свою повседневную работу: как фиксируется новое обращение, как ученик добавляется в группу, как вносится частичная оплата, как отмечается посещаемость и как получается отчёт. Затем оцените удобство использования, права сотрудников, перенос данных и общие расходы. Если вы сами выполните всё это во время демо, вы лучше поймёте, насколько программа подходит вашему центру.

Например, родитель звонит и говорит: «На прошлой неделе я заплатил, почему опять написано, что есть долг?» Администратор открывает тетрадь, затем ищет переписку в Telegram. А коллега, принявший оплату, сегодня не на работе.

Принесите на выбор CRM именно такую ситуацию: где мы увидим, кто внёс оплату, за какой месяц она записана и какой остаток остался? Пусть ответ покажут на экране.

Сохраните вопросы ниже перед демо. Не все из них могут быть одинаково важны, но вы заранее выберете те, что важны для вашего центра.

1. Какие три задачи сейчас отнимают больше всего времени?

Прежде чем искать программу, сядьте с администратором и запишите сложные ситуации последней недели. Возможно, забывают перезвонить по новым обращениям. Возможно, в конце месяца затягивается составление списка должников. Или каждый раз приходится заново считать зарплату преподавателей.

Уточните требование «Нам нужна CRM со всеми функциями»: например, «При смене администратора история платежей не должна теряться» или «Руководитель должен видеть состояние по каждой группе». Тогда станет понятно, что проверять на демо.

Возможности, нужные небольшому центру, который ведёт один человек, отличаются от тех, что нужны центру с несколькими филиалами. Подбирайте систему под текущий объём работы и ближайшие планы.

2. Виден ли путь от нового обращения до записи в группу?

Один человек пишет в Instagram, другой звонит, третий приходит по знакомству. Не все сразу становятся учениками. Кто-то спрашивает цену, кто-то записывается на пробное занятие, кто-то хочет начать в следующем месяце.

Во время демо создайте одно новое обращение. Назначьте ответственного сотрудника, укажите время следующего контакта, затем переведите на этап пробного занятия. Проверьте, нужно ли заново вводить данные, когда ученик зачисляется в группу.

Нужный вам ответ понятен: с кем сегодня нужно связаться и на ком эта задача?

3. Как считаются частичная оплата и скидка?

Возьмём простой пример: месячный курс стоит 600 тысяч сумов, ученику дали скидку 50 тысяч сумов, пока он заплатил 300 тысяч сумов. Если нет другого долга или предоплаты, остаток должен быть 250 тысяч сумов.

Введите этот условный пример в программу. Где отражается скидка? За какой период записывается оплата? Как остаток виден в карточке ученика?

Затем попросите показать, как исправляется ошибочно введённый платёж. Важно также, кто может изменить запись и сохраняется ли история изменений. Когда будете смотреть возможности ведения платежей, расскажите, как в вашем центре считается на самом деле: по календарному месяцу, по числу занятий или иначе?

4. На чём основан список должников?

Рядом с пометкой «должник» должно быть понятно, откуда взялась сумма. За какой месяц она начислена? Наступил ли срок оплаты? Есть ли у ученика предоплата?

Проверьте и пример ученика, который присоединился в середине месяца или временно приостановил обучение. У каждого центра может быть свой порядок для таких случаев. Применяет ли программа этот порядок, или сотрудник вносит отдельную корректировку — узнайте заранее.

Знакомясь с контролем задолженностей, откройте из списка одного ученика и дойдите до источника долга. Именно эти данные понадобятся администратору, чтобы объяснить всё родителям.

5. Как изменения в посещаемости влияют на другие расчёты?

Ученик не пришёл на занятие. Это только запись о посещаемости или она влияет и на оплату? А если занятие отменено по вине преподавателя?

Во время демо отметьте «пришёл», «не пришёл» и другие статусы, которые используются в вашем центре. Затем исправьте неверную запись. Спросите, кто может редактировать, какие данные изменятся и уйдёт ли сообщение родителям.

У этого вопроса нет единого ответа: порядок оплаты у центров разный. Важно увидеть, как модуль посещаемости работает по вашим правилам.

6. Что придётся вводить заново, если меняется группа или расписание?

Ученик перешёл из вечерней группы в утреннюю. Где останутся его прежние платежи и посещаемость? Если цена новой группы другая, как продолжится расчёт?

Другая ситуация: два администратора поставили занятие в один кабинет на одно время. Предупредит ли программа? Покажет ли она также конфликт с занятием преподавателя в другой группе?

Выполните эту проверку на одном примере из вашего расписания. Для демо настоящие имена и телефоны учеников не нужны; хватит образцовых данных.

7. Может ли система считать зарплату преподавателей по вашей договорённости?

Услышав «есть зарплата с процентом», уточните, от чего берётся процент. От установленной цены курса или от реально поступивших денег? Изменится ли расчёт, если дана скидка? А если ученик ещё не заплатил?

Например, по договорённости преподаватель получает 40 процентов от денег, поступивших от группы. Если учитываемая выручка составляет 3 миллиона сумов и других корректировок нет, его доля — 1,2 миллиона сумов. Сравните этот условный пример с результатом программы.

В разделе расчёта зарплаты преподавателей посмотрите не только готовую сумму, но и её состав. Объяснить расчёт проще, чем просто сказать преподавателю: «вышла вот такая сумма».

8. Что видят администратор и преподаватель?

Задачи руководителя, администратора и преподавателя разные. Во время демо попросите показать вход в кабинет каждого из троих.

Видит ли преподаватель только свои группы? Может ли администратор удалить платёж? Кому открыты данные другого филиала? Как вы закроете доступ, когда сотрудник уходит?

Спросите и про порядок резервного копирования и восстановления. Вместо общего ответа «всё безопасно» получите письменно: к кому обращаться, что и в каких случаях восстанавливается и на каких условиях.

9. Как управляются сообщения в Telegram и SMS?

Если ваш центр общается с родителями через Telegram, посмотрите этот процесс на демо. Как подключается бот? Как разделяются сообщения, если у одного родителя учатся двое детей? Что делать, если номер телефона изменился?

Узнайте, как проверить правильность долга перед отправкой напоминания об оплате и как остановить сообщение. Уточните также, входит ли стоимость SMS в абонентскую плату или оплачивается отдельно.

Для проверки возможностей Telegram-бота и SMS используйте номер, который контролируете сами. Тогда вы сами оцените текст, который увидит родитель, и время отправки.

10. Можно ли перенести данные из Excel, а потом выгрузить их обратно?

Перед импортом просмотрите данные в своей таблице. Не записан ли один ученик дважды? Одинаков ли формат телефонных номеров? На какую дату посчитаны старые долги?

Сначала перенесите небольшой образец. Сверьте, правильно ли попали ученики, группы и начальные остатки. Переносится ли полная история старых платежей или берётся только начальный баланс — это две разные работы.

Спросите и об условиях последующего экспорта. Какие данные, в каком формате и кто может выгрузить? Каков порядок получения данных, если вы перестанете пользоваться системой?

11. Смогут ли ваши сотрудники самостоятельно выполнять ежедневную работу?

После презентации дайте своему администратору несколько задач: добавить нового ученика, внести платёж и найти задолженность. А преподаватель пусть отметит посещаемость со своего телефона.

Записывайте, где понадобилась помощь. Понятны ли термины в интерфейсе? Не нужно ли открывать слишком много страниц для частой операции? Удобно ли пользоваться на интернете и устройствах, которые есть в вашем центре?

Выясните, в какое время, на каком языке и по какому каналу работает техническая поддержка. Отдельно спросите об условиях обучения команды, первоначальной настройки и дальнейшей помощи.

12. Какие расходы есть помимо ежемесячной оплаты?

Сравнивая тарифы, запишите лимиты по ученикам, филиалам и сотрудникам. Как изменится цена, если вы перейдёте на следующий лимит? Входят ли в лимит неактивные ученики?

За настройку, перенос данных, SMS, дополнительные интеграции и поддержку может взиматься отдельная плата. Включены ли налоги в цену, каковы условия годовой оплаты и порядок прекращения использования — выясните и это.

Сравнивайте варианты на одинаковых условиях: то же число учеников, филиалов, сотрудников и нужные вам возможности. Тогда станет ясно, что стоит за указанной ценой.

Краткая таблица проверки для демо

Заполните эту таблицу на встрече. Услышав «есть», отдельно отметьте, что вы сами выполнили задачу.

Отметьте результат как «выполнили самостоятельно», «выполнили с помощью», «нет» или «ещё не проверяли». Если не выполнена обязательная для вашего центра задача, не забывайте о ней ради других удобств.

Посмотрите OneRoom с этими вопросами

OneRoom — платформа CRM и управления для учебных центров. В ней есть направления работы с лидами, учениками, группами, платежами, посещаемостью и отчётами. Познакомиться с ними можно на странице возможностей CRM OneRoom.

Для демо подготовьте три ситуации из вашего центра. Например: ученик, внёсший частичную оплату, ученик, перешедший в другую группу, и преподаватель, работающий за процент. Проверьте эти примеры в системе и посмотрите, как выполняются нужные вам процессы.

В заявке напишите, какую задачу хотите упорядочить. Тогда разговор можно будет начать именно с потребностей вашего центра.